Entreprises québécoises: TOP 10 des pratiques pour se conformer aux nouvelles dispositions de la loi 25 entrant en vigueur le 22 septembre prochain

À partir du 22 septembre prochain, de nouvelles dispositions de la Loi 25 entreront en vigueur au Québec, ayant un impact potentiel sur les PME et les entreprises de toutes tailles.

​Voici un top 10 des meilleures pratiques qui peuvent être adaptées en fonction de la taille de votre entreprise :

1. Comprendre la loi dans votre contexte : Assurez-vous de bien comprendre les nouvelles dispositions de la Loi 25 et adaptez-les à la réalité de votre entreprise, qu'elle soit petite ou grande. Identifiez les aspects pertinents pour votre structure et vos activités.
2. Responsable de la protection des données (RPD) : Désignez un RPD, que ce soit un membre clé de votre équipe ou un consultant externe, en fonction de vos ressources. L'important est d'avoir une personne nommée comme responsable de la conformité.
3. Analysez vos données actuelles : Quel que soit le volume de données que vous gérez, menez un examen approfondi pour identifier les données personnelles que vous détenez, leur usage et leur flux au sein de votre entreprise.
4. Politiques de gestion de l'information : Élaborez des politiques de gestion de l'information adaptées à la taille de votre entreprise. Gardez-les simples et applicables, en vous concentrant sur les étapes essentielles de la gestion des données.
5. Calendrier de rétention des données : Créez un calendrier de conservation des données qui tient compte de la quantité de données que vous gérez. Cela peut être aussi simple que de définir des règles claires pour supprimer ou anonymiser les données inutiles.
6. Plan de gestion des incidents : Développez un plan de gestion des incidents de sécurité des données qui soit proportionné à votre entreprise. L'essentiel est d'avoir des procédures en place pour réagir efficacement aux violations de la sécurité.
7. Formation du personnel : Pour une PME, une formation interne peut suffire, tandis qu'une entreprise plus importante peut envisager des sessions de formation plus structurées. L'objectif est que tout le monde comprenne les enjeux et les responsabilités.
8. Documentez les rôles et les responsabilités : Quel que soit le nombre d'employés, documentez clairement les rôles et les responsabilités de chaque personne en matière de protection des données, pour garantir une conformité efficace.
9. Audits de conformité adaptés : Conduisez des audits de conformité qui correspondent à la taille de votre entreprise. Le but est d'identifier les problèmes de conformité et de prendre des mesures correctives.
10. Consultation d'experts : Faites appel à des experts pour des conseils spécifiques en fonction de la taille de votre entreprise. Ils peuvent vous aider à adapter votre approche de conformité.

En adoptant ces pratiques en fonction de la taille de votre entreprise, vous serez en mesure de mieux préparer votre entreprise à se conformer aux nouvelles dispositions de la Loi 25, en minimisant les risques liés à la vie privée des individus, quel que soit le nombre d'employés que vous avez. Nous vous invitons tout-de-même à rester vigilant et à adapter ces recommandations à la réalité de votre entreprise, secteur d'activité, etc.

Pour plus d'informations sur la loi 25 et ses dispositions, nous vous invitons à consulter directement le site web du gouvernement du Québec à l'adresse suivante:
www.quebec.ca/nouvelles/actualites/details/loi-25-nouvelles-dispositions-protegeant-la-vie-privee-des-quebecois-certaines-dispositions-entrent-en-vigueur-aujourdhui-43212

Aussi disponible, la Commission d'accès à l'information du Québec invite les entreprises à consulter l'aide-mémoire conçu afin de les aider à respecter ces nouvelles obligations et à mieux protéger les renseignements personnels :
www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_Guide_obligations_entreprises_vf.pdf